AZPilotManager: la experiencia de AZTI al servicio de la innovación alimentaria

El sector agroalimentario, pese a su solidez histórica, se enfrenta actualmente a un escenario de profundas transformaciones, marcado por múltiples desafíos, como son las presiones inflacionarias, las cadenas de suministro vulnerables, las crecientes exigencias regulatorias en sostenibilidad y los cambios acelerados en los patrones de consumo. En este contexto de incertidumbre estructural, la capacidad de innovación se convierte no solo en un factor de diferenciación competitiva, sino en una condición necesaria para garantizar la viabilidad empresarial.

Esta coyuntura exige a las empresas alimentarias abordar simultáneamente tres prioridades estratégicas: mantener la accesibilidad de precios sin comprometer los estándares de calidad, desarrollar resiliencia operativa ante la volatilidad de los mercados y fortalecer la colaboración en toda la cadena de valor. Y, ante este panorama, muchas empresas se ven obligadas a repensar cómo innovan, cómo operan y cómo compiten. En ese proceso, la gestión eficiente de los procesos de I+D se vuelve fundamental.

Sin embargo, esa gestión ágil de los laboratorios y las plantas piloto (sean del tamaño que sean) a la que hacemos alusión supone un reto. Entre los principales problemas destacan la compleja administración de stocks, el control de inventarios y caducidades, así como la trazabilidad completa de ingredientes y productos. A lo que hay que añadir el uso de distintas plantillas y formatos que difícilmente ayudan a la sistematización.

De esta forma, se convierte en una queja común el hecho de que gran parte del tiempo del personal de I+D no esté dedicado a innovar, sino a resolver tareas logísticas. ¿Qué ingredientes hay disponibles? ¿Cuál es su fecha de caducidad? ¿Qué lote usamos en aquel prototipo exitoso que hicimos hace seis meses? ¿Dónde está la información de esa prueba que funcionó tan bien? Estas preguntas, que deberían tener respuestas inmediatas, suelen requerir tiempo, desplazamientos físicos y revisión de archivos dispersos.

En AZTI, centro tecnológico especializado en investigación marina y alimentaria, no éramos ajenos a este problema. Desde hace años, en nuestro día a día, nos hemos enfrentado al reto de gestionar nuestra planta piloto de más de 1.000 m². Lo que parecía una cuestión operativa —la entrada y salida de ingredientes, la trazabilidad de prototipos, el control de inventarios y fechas de caducidad— se convirtió en un cuello de botella para la innovación. Y, como la innovación forma parte de nuestro ADN, buscando una solución al problema desarrollamos AZPilotManager, una herramienta tecnológica que desarrollamos primero para nosotros y que hoy ofrecemos a toda la industria.

AZPilotManager comenzó su andadura en 2017, concebido como una solución interna para resolver nuestras propias necesidades. Durante seis años fuimos perfeccionándolo, iterando en base a nuestra experiencia real. No se trata de un software hecho desde un despacho, sino de una herramienta desarrollada dentro de una planta piloto, por y para personas que trabajan en innovación alimentaria.

En 2023 dimos el paso de convertirlo en un producto abierto al mercado. Lo hicimos convencidos de que podía aportar valor real a otros equipos de I+D, porque ya lo había hecho con el nuestro.

AZPilotManager es una herramienta de gestión específica para plantas piloto del sector alimentario. No se trata de un ERP genérico adaptado, sino de una solución diseñada desde cero para acompañar el proceso de I+D, desde la entrada del ingrediente hasta la generación del informe final de una prueba.

Su estructura se divide en dos grandes bloques:

1. Gestión de ingredientes y productos: desde su entrada en almacén hasta su consumo o eliminación, incluyendo el control de stocks, lotes y caducidades.

2. Trazabilidad y documentación de desarrollos: registro completo de los ingredientes usados, los procesos aplicados, y los resultados obtenidos, generando informes automáticos.

Entre las funcionalidades más valoradas destacan:

Gestión inteligente de inventarios, automatizando las caducidades sin necesidad de revisar físicamente los almacenes.

Trazabilidad total: desde un ingrediente podemos ver todos los productos donde se ha utilizado, y viceversa.

Trazabilidad inversa, que permite conocer ingredientes, procesos y equipos utilizados en un producto final.

Detección automática de alérgenos, a partir de los ingredientes utilizados en cada prueba o formulación.

Generación automática de informes, estandarizados y listos para seguimientos y estudios internos o auditorías.

Centralización de la información, accesible para todos los miembros del equipo desde cualquier ubicación.

Imagina que vamos a realizar una nueva prueba de producto. Con el sistema tradicional, tendríamos que ir físicamente al almacén o pedir a alguien que revise si hay ingredientes suficientes. Con AZPilotManager, solo tenemos que abrir la aplicación y revisar el inventario, pudiendo ver en segundos el stock o las caducidades de los ingredientes a usar. Esto, además de facilitar la planificación, ayuda a reducir el desperdicio.

Si nos preocupa si podemos usar un ingrediente para un desarrollo específico, podemos consultar rápidamente su ficha. De un vistazo sabremos si el ingrediente es el correcto para ese desarrollo o si debemos sustituirlo por otro ingrediente. ¿Y después de la prueba? Todo queda registrado: ingredientes, lotes, temperaturas, equipos, incluso observaciones del técnico que realizó el ensayo. Esa información estará disponible para cualquiera del equipo, hoy o dentro de dos años. No importa si cambia el personal o si se trabaja desde otra sede: la información no se pierde ni se dispersa.

Poner en marcha AZPilotManager es tan sencillo como instalar el programa en los ordenadores de la empresa, una impresora de etiquetas y un lector de códigos de barras. No requieren infraestructuras complejas ni procesos de configuración largos: en pocos pasos, el software está listo para usarse.

Su diseño se ha centrado en la usabilidad. Interfaces limpias y accesibles, un sistema de etiquetado, fichas de ingredientes y productos bien estructuradas, generación automática de informes de trazabilidad y lectura de códigos mediante pistola hacen que trabajar con AZPilotManager sea una experiencia intuitiva, incluso para personas del equipo que no estén familiarizadas con herramientas digitales.

Otro de los elementos diferenciales de AZPilotManager es que está creado específicamente para departamentos de I+D y para plantas piloto. No es una herramienta genérica que requiere adaptaciones costosas, sino una solución pensada para I+D alimentaria.

Además, sabemos que la confidencialidad en esta fase es fundamental. Por eso, el software funciona dentro de los servidores de la propia empresa y su acceso está limitado solo a personal autorizado. La seguridad de la información está garantizada.

La implementación de AZPilotManager resulta en un ahorro significativo de tiempo en tareas administrativas, una mejora en la eficiencia operativa y una mayor capacidad para cumplir con normativas de trazabilidad y seguridad alimentaria.

Pero, quizás, lo más importante es que ahorra tiempo que se puede dedicar a lo que realmente importa: innovar. Porque cuando los equipos pueden centrarse en desarrollar nuevos productos, la empresa avanza, se adapta mejor al mercado y mejora su competitividad.

Hay un componente adicional que nos enorgullece especialmente: el impacto ambiental. AZPilotManager ayuda a reducir el desperdicio alimentario gracias a una mejor planificación de pruebas y al uso más eficiente de los ingredientes disponibles. Esto se traduce en una contribución directa a los Objetivos de Desarrollo Sostenible, alineando la innovación tecnológica con la responsabilidad medioambiental.

Actualmente, AZPilotManager está disponible en castellano y en inglés, pero está preparado para traducirse a cualquier idioma. Sabemos que la problemática que resuelve no es exclusiva de nuestro entorno, y queremos que más empresas puedan beneficiarse de esta herramienta.

En ese camino hacia la internacionalización, seguimos fieles a nuestra misión: poner la tecnología al servicio de la innovación alimentaria. AZPilotManager no es solo un software: es el resultado de años de trabajo, aprendizaje y escucha activa. Es una herramienta construida desde dentro, por personas que conocen de primera mano los desafíos de innovar en el sector alimentario.

Lo que comenzó como una solución para nuestro propio equipo hoy es una palanca de cambio para toda la industria. Y si algo hemos aprendido en este proceso es que, en un entorno tan cambiante como el actual, la capacidad de innovar con agilidad, precisión y seguridad no es una opción: es una necesidad.